Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как правильно указать в акте приема телефона на ремонт, что при отказа со стороны заказчика, предоплата не возвращается так как она ушла на покупку запчастей?

Добрый день, Татьяна,

ГК РФ Статья 782. 

1. Заказчик вправе отказаться от исполнения договора возмездного оказания услуг при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов.

Вы можете оформить это ссылкой на вышеуказанную статью - односторонний отказ от исполнения договора возмездного оказания услуг, по которой отказ возможен при условии оплаты фактических понесенных исполнителем расходов.