Как грамотно определить сроки проведения конкурса?

Добрый день.

У меня языковая студия, решила ввести конкурс на постоянной основе.

Участник должен пройти определенный курс, представить свою творческую работу и голосованием из всех участников выбирается победитель. Победителю оплачиваем перелет в выбранную из списка страну.

Как можно описать сроки проведения конкурса, если параллельных потоков на данных курсах достаточно много, и они все начинаются и заканчиваются в разное время?

Выбираем победителя от каждого курса, поэтому загвоздка в сроках. Их невозможно четко определить, для каждого они будут свои.

Как это грамотно прописать с правилах?