Здравствуйте!

Подскажите,пожалуйста, имеет ли право государственная организация заверять оригинальную подпись руководителя на скан копии документов (договора, акты выполненных работ, и т.п.) оригиналом гербовой печати?

Вопрос возник в результате частого обращения работников за визированием подписи руководителя на скан копии документа из-за необходимости быстрого размещения на портале госзакупок и ускорения процесса оплаты счетов по заключеным договорам.

По мере поступления оргинала документа - повторно, в установленном порядке, документ визируется, а копия уничтожается.

Можно ли работать в таком форме и как обезопасить себя и организацию?

Здравствуйте, Олеся. Не совсем понятно дл  чего нужно заверять копию сделанную со скана, если на портале госзакупок размещаются именно сканы документов? Но вообще порядок заверения копий определен Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст) согласно которому:

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N… за… год») и заверяется печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.