Эдуард, добрый день.
Документы для замены паспорта необходимо сдать в уполномоченный орган в течении 30 дней с момента наступления события в соответствии с которым паспорт подлежит замене ( в Вашем случае наступление возраста 45 лет)
Если срок замены паспорта пропущен, то возможно наложение административного штрафа. Однако при наличии уважительных причин пропуска срока, штрафа можно избежать.
Просто при подаче документов подтвердите документально свою невозможность подать документы вовремя, по причине нахождения в командировке.
_______________________
С Уважением, юрист Алина Рыкова