Как грамотно написать пояснительную записку по тому, как производилась грузоперевозка?

Добрый день!
Такая ситуация, пришло требование о предоставлении документов (информации) по конкретному контрагенту (тоже наша фирма, обе фирмы ведут братья), где просят расписать как возникли финансово-хозяйственные отношения, каким образом осуществлялась транспортировка товара, чьими силами и за чей счет. Где производилась погрузка и разгрузка. Указать ФИО лиц ответственных за это.
В обеих фирмах числиться по 1 человеку (ген. директор) и транспорта в организациях не числится.
Подскажите, пожалуйста, как грамотно написать пояснительную записку?